Doel van de functie, definitie + taakomschrijving:
Het woord ‘ombudsman’ is afkomstig uit Zweden en betekent ‘opkomen voor een ander’. Het betreft dan ook een persoon die iemand verder helpt wanneer er een klacht is.
Een ombudsman/-vrouw is een onpartijdige klachtbehandelaar(ster) die gevraagd en ongevraagd onderzoek verricht naar de rechtmatigheid van gedragingen van besturen, beheerraden, sportieve raden en commissies of van individuen, zoals spelers en ouders.
Binnen K.SK. Heist is de ombudsman/-vrouw verantwoordelijk voor een adequate afhandeling van niet-sportieve tweedelijnsklachten van één van bovenvermelde partijen en zal hij/zij een brug vormen tussen de speler/ouder enerzijds, het bestuur en/of medewerkers van de club anderzijds.
U mag van onze ombudsman/-vrouw verwachten dat hij/zij bemiddelt tussen de betrokken partijen en voorstellen formuleert voor een oplossing om zo tot een vergelijk te komen over de klacht. Dit kadert in een kwaliteitsvolle dienstverlening binnen onze club.
Door de kans op woord en wederwoord te bieden, probeert de ombudsman/-vrouw aan ‘waarheidsvinding’ te doen. Het doel is om te komen tot een transparante klachtenbehandeling, waarbij rekening gehouden wordt met de behoeften en noden van de betrokken partijen. Dankzij nauwe contacten met alle beleidsmakende commissies binnen de club en een intern en extern netwerk, zorgt de ombudsman-/vrouw voor het terugkoppelen van resultaten van alle onderzoekingen naar de betrokken partijen, alsook het geven van adviezen en aanbevelingen voor de besproken problemen. Op die manier zorgt de ombudsman-/vrouw ook voor een betere en efficiënte dagelijkse werking van onze club.
Bij de uitvoering van deze opdrachten worden uiteraard de nodige luisterbereidheid, empathie en discretie aan de dag gelegd. Zo wordt er in alle neutraliteit en onafhankelijkheid gewerkt met als doel van K.SK. Heist een club te maken waar iedereen zich thuis voelt.
